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系统实施的最后关键财务初始化

发布时间:2020-07-21 18:41:34 阅读: 来源:卷闸门厂家

摘要:确定系统切换的日期后,财务人员必须把切换前的所有账务都处理完毕,接着进行清查财务全部的账务、资金账户的余额、应收应付账款的余额、库存商品的余额,以及多少年来没动的呆账

关键词:系统实施财务初始化

确定系统切换的日期后,财务人员必须把切换前的所有账务都处理完毕,接着进行清查财务全部的账务、资金账户的余额、应收应付账款的余额、库存商品的余额,以及多少年来没动的呆账、坏账的清理等等。清理完毕以后,组织财务人员把这些财务数据输入到对应的科目明细中,然后根据盘点清查出来的数据形成的财务数据,及各往来账户的应收应付的余额都输入到对应科目的另一明细科目中去,这样就把系统切换以前的账务与系统切换以后的账务数据分开,以方便今后的查账和账务处理。

财务初始化数据录入完以后,由实施工程师根据商场的经营特点设计凭证结转模板和转利模板以及财务报表和报表模板,实现财务核算与商品进销存系统的无缝对接,将基本的进销存数据直接生成财务数据。这样可以大大减少会计核算的工作量,整个财务初始化工作就告一段落,财务模块就步入了正常的运转。由于财务核算模式由售价核算向进价核算的转变,以及系统切换前后货款结算的方式的不同,还必须进行一些账务调整。

系统切换前后财务数据一致是关键。财务初始化相当长一段时间内,为了完成老账向新账的过渡,把以前的财务核算和以后的财务核算统一起来,把一些财务数据通过账务调整过渡到新的财务系统中来,要注意以下问题。

对于库存商品的调整。系统切换以前的库存商品金额是以售价金额进行核算的,而系统切换以后财务核算是以进价金额进行核算,所以库存金额是不含税数量进价金额,调整账务时要把老系统库存金额的商品进销差价和计提的销项税额一起转出。

对经销商品各往来账户的应付账款的余额的调整。因为经销商品的付款有预付账款和账期付款两种方式。经销商品的结算是采取抽单结算,各往来账户的余额反映了供应商实际应付款金额,可以按老系统经销商品的往来账余额直接过渡到新系统中来。

对代销商品各往来账户的余额调整。代销商品是按照商品的实际销售数量和各批次的商品进价进行结算的,代销商品是按照实销实结进行结算的。由于以前手工结算时的随意性,老系统的代销商品各往来账户的余额与系统切换时盘点金额不可能一致。根据代销商品的结算方式,新系统各账户的余额只能按照各往来账户的盘点金额过渡。其他的账务数据,如资金账户余额以及其他应收应付款余额与财务核算模式的变更关系不大,可以直接把老系统的财务数据过渡到新系统中就行。通过以上新老系统的财务数据的过渡、衔接,统一了新老财务数据的口径,保持了会计核算的持续性。

货款按时、准确、快速结算。ERP系统切换后对于供应商的货款结算还需要调整。系统正常运行以后,月末系统做完日终处理,自动生成代销商品结算单和联营商品结算单,由财务部结算人员按照结算单结算金额扣除一些应扣的费用后给供应商结算。为了衔接以前的财务数据,在系统刚切换以后相当长一段时间内,结算时要进行账务调整。对于由于供应商的合同号和商品进价输入错误致使商品的结算单产出错误,只能根据实际情况手工计算它们的差额,然后再调整供应商的结算金额,除此之外还应注意:供应商的货款结算分为经销商品结算、代销商品结算、联营商品结算、租赁商品的结算。经销商品结算采取抽单结算,即抽取经销商品的进仓单、返仓单、变价单。在实际结算时,一定注意不能只抽取进仓单,而忘记了返仓单和变价单,因为这两种单据都是冲减供应商货款的,否则,造成结给供应商的货款金额大于供应商的应结算金额,致使企业受损失。代销商品是按照实销实结进行结算的,在月末日终处理以后,系统根据商品的批次销售数量及进价,自动生成代销结算单。系统切换以前,代销商品的结算是依据供应商手中的代销商品验收单,在月末由卖场的各个柜组依据所剩商品的库存金额,计算已销商品的金额并抽取大约金额相等的商品验收单据,然后由财务部结算人员核对账务进行给供应商结算。这种方法有一定的随意性,致使系统切换以前各往来账户的余额与实际盘存的金额不一致,必须进行账务调整。调整方法为:对于切换前的往来账户的余额大于实际盘存的金额,说明系统切换前少付了供应商货款这部分差额,应把这部分差额补付给供应商,否则,对于多付的差额,在供应商结算时,从供应商的结算单上直接扣除。联营商品的结算是按照商品的销售金额扣除保底毛利以及一些应扣除的费用及折扣分摊金额以后的差额结算给供应商,由于一些由联营扣率录入错误致使供应商货款结算错误的情况,必须通过手工计算进行调整。租赁商品的结算,由于租赁商品的经营管理都是供应商的,所以系统不产生结算单,结算单只能通过查询供应商的租赁商品销售收入、租金及一些费用以后,用手工计算应结给供应商的货款。

通过调整以上财务数据以后,才能保证各个供应商的货款结算的正确性,使业务的进销存数据与财务数据一致,才能保证财务与业务的完整无缝对接,实现整个系统的完整性。

由售价核算向进价核算的观念转变。传统的零售业是粗放管理,因为商品品种繁多,进出频繁,对销售统计、库存价值估计不太准确。随着社会的不断发展,企业的管理精细化程度愈来愈高,在数据处理上,要求更快捷。信息技术的不断发展,这些问题迎刃而解,零售业通过计算机的全面应用,普遍采用单品进价核算,彻底改变了几十年来零售业无法精细化管理的历史。

由于多年来商场一直用售价核算库存商品,用综合毛利率去结转毛利,在系统切换以前和以后,如果财务人员没有认真地接受进价核算的培训和思想观念,操作方式还没有真正转变过来,所以在处理账务时,一时不适应按单品进价核算,自觉或不自觉地发生处理错误,如商品变售价了,通过商品进销差价去调整库存金额;在计算销售和成本时,总是不考虑销售是含税的,成本是不含税的,由于这种观念转变的影响,致使一段时期内,财务人员在处理账务时发生错误。

对新软件操作不熟练所产生的失误。财务人员一直使用一个财务软件,刚换新的软件,由于对新的软件操作还不熟悉,容易发生错误。如模块结转出来的凭证,有现金或银行存款的账户都应该去登记日记账,有往来账的应该修改往来账单位代码,财务人员虽然接受了培训,但没有严格地按培训要求的操作规程去做,或者忘了做,而造成凭证不能审核。

快速、及时、准确地制作出财务报表,是检验ERP系统实施成功的标志之一。财务报表能总括地反映企业财务状况和经营成果,概括而又全面地向经营者和其他信息使用者提供一个会计期间的会计信息。准确、及时的财务报表能够给企业的决策者提供决策依据,使决策者根据这些报表及时抓住商机,对企业的经营管理提供有力的帮助。根据月末所有的账务处理结果,财务部主管通过财务报表取数公式直接提取账务数据,制作财务报表。在制作财务报表过程中,一定要认真、仔细,在初次实施企业信息化过程当中,由于财务人员对信息化系统的功能及操作方法不熟悉,难免出现操作方面的失误,操作人员应该站在正确的立场上,首先从检查自己的操作方法、操作步骤入手,认真检查自己是否严格遵守程序,是否按照规范操作。

确保系统正常运转

信息化系统切换运行以后,各部门人员包括柜组人员、业务部采购人员、财务部财务人员等都应该学习信息技术、网络知识,学习新的管理模式,努力提高自已业务水平,尽快适应计算机信息管理的要求。

财务人员应该尽快学习掌握进价核算的知识、方法、操作规范,账务处理等,弄清具体的科目核算之间的区别及联系,真正掌握操作规范,严守程序,避免发生错误;应重视财务的信息化,学习新的财务软件的知识、操作方法及技巧并遵守操作程序,扣紧环节,规范化操作,标准化管理,利用先进的计算机工具,更高效地做好财务工作;财务人员在系统切换初期要认真学习整个业务流程,真正掌握和正确运用新的业务流程,以适应市场经济和新的财务核算方法,适应企业信息化管理系统下的财务管理工作;尽快适应ERP系统下财务单据的传递。

系统运行以后,业务数据与财务数据实现无缝链接,所有商品的进销存数据都自动结转成凭证,大大减少了财务核算的工作量,这时要把握好单据传递,每日可以通过查询商品进、销、调、存的各种单据、商品变价单以及货款的结算单,仔细审核这些单据,看有无违背企业管理制度,对购进、销售、结算环节统一监控。单品全程控制,也就是把握好整个业务流程,起到事中财务监督的作用,这是财务工作的重中之重。发现单据短缺,或机制单据与手工单据不一致,及时找相关部门进行核对,补齐和纠正有关单据,避免单据丢失造成的财务账务不准确,以及因传递不及时造成的财务之间核对的时间差;掌握ERP系统下的财务管理、业务财务一体化,快速、准确、动态运行的特点。财务人员从基本信息开始,到商品的验收、入库、商品变价、销售成本的结转、同供应商的货账结算、相关费用的收取,均可由财务部门进行制约、监督,使财务工作的账、证、表、实物相符,并以此为主线使企业的管理漏洞、盲区得到较好的控制。财务部应进一步加强内部经济核算,加强内部责任制,健全责任会计制度,并千方百计为企业降低成本费用,使企业适应市场经济的环境,取得更大的经济效益。

信息化初始工作结束后,系统正常运行,各层管理人员可实时、动态地掌握每种商品的库存、进货、销售、价格、成本、毛利等情况,分析商品销售趋势,以便准确地把握商品开发及补货的最佳时机,以最大限度满足顾客的需求。赢得了顾客就赢得了市场。

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19 UPDATE 更新数据

24 JOIN 表连接

07 MySQL 创建数据库

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